Заявление о возмещении расходов по авансовому отчету

Оглавление:

Компенсация расходов по авансовому отчету

Согласно нормам трудового законодательства, при применении сотрудником с согласия работодателя сотруднику производится компенсация расходов, связанных с использованием активов. В ситуации, когда работник применил свои личные деньги на выплату услуг, покупку товаров, но при этом не получил за это аванс, начальник компенсирует понесенные им затраты.

Отчет о применении средств, отпущенных на командировку, либо под отчет относится к сводным учетным бумагам. Данные бумаги показывают действия, которые записаны в первичных бумагах и соответственно со ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV могут писаться для контроля и упорядочения анализа информации.

Они обобщают показатели начальных бумаг, давая вероятность понизить число учетных записей на счетах. Начальными бумагами есть проездные билеты, счета за проживание во время командировки, накладные и т.д.

Когда оформляется

Авансовый отчет составляется в ситуации, когда работнику на приобретение чего-нибудь для необходимостей организации были выданы средства заранее под отчет. Средства должны выдаваться на основе расходного кассового ордера, который пишется при присутствии заявления от подотчетного, подтвержденного начальником.

Заявление должно содержать сумму и период использования средств. Авансовый отчет отправляется работником в бухгалтерию в период трех дней после последней даты периода. Дальше он проверяется и утверждается начальником.

Таким образом, если работник сначала приобрел товар, а потом запросил компенсации затрат, оформлять авансовый отчет отдельным документом неправильно, ведь этого работника уже нельзя называть подотчетной особой.

Правила заполнения

Нормы написания авансового отчета определены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Согласно назначенному порядку, подотчетные особы приводят данные о себе на внешней стороне отчета и заполняют пункты 1-6 на обратной стороне о потраченных ими суммах с приложением бумаг, которые удостоверяют затраты.

Бумаги, приложенные к отчету, нумеруются подотчетной особой в порядке их записи в бумаге.

В бухгалтерии бюджетной организации авансовый отчет проверяется на правильность оформления и присутствие бумаг, которые подтверждают затраты, обоснованности затрат денег. На обратной стороне отчета прописываются пункты 7-10, которые содержат данные о затратах, принимаемых компанией к бухучету.

Проверенные авансовые отчеты заверяет начальник компании. Суммы, оплаченные в зарубежной валюте, считаются как в зарубежной валюте, так и в эквиваленте рубля. Выплата суммы долга в зарубежной валюте подотчетными особами и отображение ее в отчете в рублевом эквиваленте делается по курсу ЦБ России.

Как оформить возмещение расходов по авансовому отчету?

Возмещение расходов по авансовому отчету оформляется при присутствии общего распоряжения о вероятности совершения таких приобретений сотрудниками. Это может быть приказ, в котором описаны особы либо посты, которые могут делать приобретения от лица компании.

Либо можно включить подобный пункт в политику учета, кадровую политику либо политику обращения финансовых средств. В этих же внутренних актах можно прописать и правила оборота документов для компенсации расходов.

Поскольку при приобретении товара за собственные деньги работник выступает от имени компании, то соответственно со ст. 183 ГК России нужно приложить документы, которыми будет закрепляться сделка.

Ими могут быть:

  • Заявление сотрудника о компенсации затрат, подтвержденное начальником.
  • Отчет о потраченных деньгах с прикрепленными документами на приобретение и оплату.
  • Приказ от имени начальника о компенсации затрат работника.

Возмещение затраченных сотрудником средств делается после того, как проконтролированный кассиром отчет будет утвержден начальником организации. Предоставление необходимых бумаг важно не только для сотрудника, но и для начальника.

Так как они являются основой для включения понесенных сотрудником затрат в состав издержек, которые будут учитываться при обложении налогами дохода организации.

Если компания использует кассовый метод начисления затрат, то произведенные затраты учитываются по факту выплаты товаров и услуг. Впоследствии затраты учитываются в том отчетном времени, когда будет утвержден отчет по авансу.

При наличии перерасхода сумма превышения считается в затратах организации лишь после того, как она будет оплачена сотруднику организации. Таким образом, если перерасход выдан после отчета по авансу, то издержки учитываются по факту оплаты средств сотруднику в определенном налоговом периоде.

Но в рамках одного соглашения сумма произведенной работником оплаты не должна быть больше 100 тыс. руб. За вероятным увеличением лимита следит ответственная особа, назначенная начальником организации. Нарушение назначенного порядка может быть основанием для притягивания должностных лиц к ответственности административного характера.

Хорошим вариантом избежать придирок налоговой службы в части НДС может быть дополнительное оформление доверенностей перечню работников на внезапные приобретения от имени компании. Для дорогих приобретений необходимо побеспокоиться о том, чтобы продавец на основе доверенности выписал начальные бумаги на имя компании, а не работника.

Но часто спонтанные приобретения для рабочих необходимостей работники совершают на маленькие суммы. Это могут быть канцелярские товары, какие-то расходные материалы, оплата незначительных хозяйственных услуг. В таких ситуациях налоговые риски небольшие.

Видео: Все нюансы

Возмещение расходов по командировке

На основе приказа о направлении подчиненного в командировку бухгалтерия производит расчет аванса. В приказе пишется назначение платежа. Сумма аванса считается исходя из настоящих потребностей, обусловленных периодом и местом командировки.

Часто бывают случаи, когда работник едет в командировку без отпуска отчета по авансу, а при возвращении получает компенсацию своих затрат. В такой ситуации такой подчиненный не считается подотчетным лицом, и отчитываться он обязан не по авансовому отчету, а по отчету о потраченных средствах.

Авансовый отчет – это документ, который заверяет использование средств, выданных до поездки.

Нужно помнить о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Компенсацию суточных обеспечивает ст. 168 ТК России. К отчету о потраченных деньгах нужно приложить заявление на компенсацию затрат, дальше выпускается приказ начальника на компенсацию.

Скачать образец авансового отчета можно по ссылке:

О дивидендах Башнефть в 2018 году. Подробнее тут.

Сроки сдачи авансовых отчетов назначаются локальным актом начальника. Строгих ограничений по данному поводу закон не содержит, но сроки должны быть разумными.

Сроки подачи авансового отчета определяются зависимо от того, для чего выданы подотчетные средства:

  • На командировочные расходы. Если под отчет выданы наличные – до конца пятого банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил командировку. Если расчеты производились после снятия их с карты — до конца третьего банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил командировку.
  • Для исполнения производственно-хозяйственного поручения до конца пятого банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил выполнение поручения.
Читайте так же:  Заявление на замену водительского удостоверения хабаровск

Если в кассе организации нет необходимой суммы, то стороны могут договориться об оплате средств по частям. При этом начальник должен помнить, что за не вовремя выполненные обязательства сотрудник может претендовать на компенсацию ущербов.

Ограничения сотрудникам

Соответственно с п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка компании, полученная наличными в кассу, может быть истрачена только на обусловленные нужды:

  • Социальные оплаты и заработная плата.
  • Оплата страховки.
  • На персональные нужды частного предпринимателя.
  • Оплата за товары, работы, услуги.
  • Выдача средств под отчет.
  • Выдача средств за отданные товары, которые оплачиваются наличными.
  • Оплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для компенсации затрат работникам нужно использовать другой источник оплат либо намеренно снять финансовые средства со счета или перекинуть их на карту банка работника.

Бухгалтерский учет

После того как работник получил подтверждение затрат от начальника и принес все оправдательные бумаги, действие должно отражаться на счетах бухгалтерского учета.

Компенсацию затрат при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными особами, поэтому счет 71 применять не нужно.

Ведь расчеты производятся с работниками по другим действиям. В данной ситуации используется счет 73 «Расчеты с персоналом по другим действиям».

Здесь применяются такие проводки:

  • Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, уплаченные работником;
  • Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;
  • Дт 73 Кт 50 — компенсированы из кассы сделанные работником затраты.

Когда будут дивиденды и известны даты закрытия реестров 2018 году? Ответ по ссылке.

Что такое выплата дивидендов по акциям? Узнайте далее.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчет хотя бы раз имело место практически в каждой организации, поскольку иногда возникает срочная необходимость в покупке какого-либо товара для нужд компании, а времени на получение аванса нет. В этой статье мы расскажем об особенностях таких операций, их оформлении и сравним их с теми, когда в подотчет деньги выдавались.

Когда оформляется авансовый отчет?

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в период 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков?

Начнем с того, что в организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

  1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
  2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками, читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

Читайте так же:  Советский мировой суд города омска

В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

  • социальные выплаты и зарплата;
  • выплата страховых возмещений;
  • на личные нужды ИП;
  • оплата товаров, работ, услуг;
  • выдача денег под отчет;
  • выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
  • выплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

Схемы мошенничества по пластиковым картам и способы борьбы с ними описаны тут.

Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

Подробнее о том, какую сумму можно выдать под отчет, см. в этой статье.

Бухучет возмещения расходов сотруднику

После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:

Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;

Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.

При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.

Документы для возмещения генеральным директором — единственным учредителем расходов в интересах ООО

Добрый день!
Несколько дней читаю все схожие темы, но так и не нашёл окончательного ответа.

ООО (ОСНО), Ген. директор — единственный учредитель, других работников нет.
ООО зарегистрировал, начал деятельность, денег в фирме не было, тратил свои наличные и с кред. карты, с надеждой впоследствии компенсировать.

Понимаю, сам виноват, что запустил, но по другому не получилось. Теперь пытаюсь разгребать, прошу подсказки:

Изначально планировал так: Займ ->ПКО -> Заявление на подотчет -> РКО -> Авансовый отчет -> затем (как появятся деньги в кассе) выписываю РКО (возврат займа).
Попробовал этот вариант — получается трудоёмко и «бумагоемко», т.к. множество операций за пол года накопилось по одной-две в день. Ну и разумеется всё это придется делать задним числом, со всеми вытекающими, поэтому этот вариант пытаюсь исключить, ищу альтернативу.

Понравился вариант из темы «Как правильно оформить покупки, совершенные работником для организации, но за свой счет». Однако у меня ситуация, когда все «деяния» совершает только ген. дир., т.е. ситуация описанная в теме: «Доверенность для генерального директора на совершение покупок от имени организации» — т.о. доверенности быть не может.

Пытаюсь воплотить это всё на бумаге и в «Бухгалтерии.Контур» (профи версия), но возникают вопросы, и не уверен, правильные ли док-ты я оформляю: (может быть что-то забыл, или наоборот Авансовый отчет ненужен?)

Получается такая картина:
1) Ген. дир. (т.е. я) купил за свои деньги товар/услугу.
2) Пишу на своё же имя «Заявление на возмещение потраченных денежных средств», с приложением чеков.
3) Заполняю «Авансовый отчет». Нужно это или нет, не могу понять, и вообще можно ли заполнять Авансовый отчет, если аванс не получал? Если нужно, то что писать в поле «Назначение аванса»? То на что были потрачены ещё не выданные деньги, или что-то вроде «Компенсация/возмещение»?
4) Выписываю РКО. Что писать в поле «Основание»?

На самом деле, это самый безопасный вариант!
Для снижения трудоемкости советую не разбивать всё по одной покупке.
В начале месяца — заём и выдача под отчет, в конце месяца авансовый отчет. Даже, если при этом какие-то копейки (рубли, тысячи рублей) остануться неизрасходованы (или, наоборот, перерасходаны), это совершенно нормальная ситуация (хуже, когда в начала месяца выдано копейка в копейку с авансовым отчетом в конце месяца — подозрительно. ). В следующем месяце снова берете заём и выдаете под отчет.

Да, с юридической точки зрения там всё правильно. Но на практике к предлагаемым в статье вариантам прибегают немногие.
В основном, практикуется вариант: купил — авансовый отчет — выдача «перерасхода по авансовому отчету» (когда появляются деньги, конечно). В большинстве случаев налоговики к такому варианту относятся благосклонно. Поскольку привыкли уже.
Но риски этого варианта, описанные в статье, безусловно остаются.
Как ни странно, но и описанные в статье способы иногда воспринимаются налоговиками с неприятием и возникают споры.
Поэтому я в самом начале и написал, что вариант с займом — наиболее безопасный.

Читайте так же:  Защита частная собственность гражданский кодекс

Цитата (y4kydyk): Пытаюсь воплотить это всё на бумаге и в «Бухгалтерии.Контур» (профи версия), но возникают вопросы, и не уверен, правильные ли док-ты я оформляю: (может быть что-то забыл, или наоборот Авансовый отчет ненужен?)

Получается такая картина:
1) Ген. дир. (т.е. я) купил за свои деньги товар/услугу.
2) Пишу на своё же имя «Заявление на возмещение потраченных денежных средств», с приложением чеков.
3) Заполняю «Авансовый отчет». Нужно это или нет, не могу понять, и вообще можно ли заполнять Авансовый отчет, если аванс не получал? Если нужно, то что писать в поле «Назначение аванса»? То на что были потрачены ещё не выданные деньги, или что-то вроде «Компенсация/возмещение»?
4) Выписываю РКО. Что писать в поле «Основание»?

Я бы, честно говоря, поменял местами 2 и 3. Т.е. сначала авансовый отчет, а затем заявление. Или, еще лучше, вместе. И чеки, конечно, лучше к авансовому отчету прикладывать.
Назначение аванса — приобретение того, что приобрели.
Основание для РКО — «компенсация хозяйственных расходов»
На самом деле, не важно точное название. Главное, чтобы была понятна суть операции.

Заявление о возмещении потраченных на нужды компании личных средств

C заявлением на возмещение денежных средств, которые были потрачены на нужды организации, как правило, обращаются подотчетные лица, израсходовавшие больше денег, чем им было выдано. Ведь от непредвиденных трат никто не застрахован. Если расходы действительно были необходимы и подотчетник представил подтверждающие их документы, то организация должна будет выплатить ему возмещение. Образец заявления о возмещении денежных средств приведен ниже.

Напомним, что подотчетным лицом может как обычный работник, так и руководитель, а также исполнитель, с которым у компании заключен гражданско-правовой договор (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 ). Соответственно, и заявление о возмещении личных средств может написать любой из них.

Выдача денег подотчетнику

Как вы помните, деньги выдаются работнику на основании его заявления, на котором должна стоять виза руководителя организации, либо распоряжения (приказа) руководителя (пп. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ). Сотруднику можно выдать наличные деньги, а можно сделать безналичный перевод на его банковскую карту, в т.ч. зарплатную (Письмо Минфина России от 21.07.2017 N 09-01-07/46781 ). В последнем случае реквизиты карты должны быть указаны в заявлении подотчетника или распоряжении руководства. При перечислении средств в платежке в поле «Назначение платежа» нужно указать, что сотруднику выдан именно аванс на хозяйственные нужд (на командировочные расходы или иные цели).

Авансовый отчет и подтверждающие документы

Чтобы отчитаться за потраченные средства, сотрудник должен составить авансовый отчет по форме, утвержденной организацией, или унифицированной форме АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). К отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих расходы. Это могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции, БСО. А если работник оплачивал нужды компании банковской картой, то в качестве подтверждающих документов он может предоставить квитанции, чеки или иные аналогичные документы (Письмо Минфина России от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877 ).

Авансовый отчет должен быть проверен бухгалтером и утвержден руководителем организации. После этого сумма перерасходованных средств выдается работнику по расходному кассовому ордеру, а его реквизиты указываются в авансовом отчете (п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ).

Заявление о возмещении служебных расходов

Добрый день! Помоги те пожалуйста найти образец «Заявление о возмещении служебных расходов»

Мой сотрудник купил за свои деньги в экстренной ситуации строительные материалы,
а теперь мне от него нужно заявление о возмещении, только не знаю как правильно написать!? Помогите пожалуйста

Как оформить возмещение работнику потраченных личных денежных средств?

Добрый день! Понесенные работником расходы обязательно должен одобрить ген.директор — ст.183 ГК РФ:

1. При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку.
До одобрения сделки представляемым другая сторона путем заявления совершившему сделку лицу или представляемому вправе отказаться от нее в одностороннем порядке, за исключением случаев, если при совершении сделки она знала или должна была знать об отсутствии у совершающего сделку лица полномочий либо об их превышении.
(п. 1 в ред. Федерального закона от 07.05.2013 N 100-ФЗ)
2. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения.

У меня на работе в таких случаях работник пишет служебку на имя ген.директора содержания:

Прошу возместить мне расходы, понесенные мной с разрешения руководства ООО «Ромашка» и оплаченные мной за свой счет в интересах ООО «Ромашка», на общую сумму . за покупку материалов в ООО «1» (кассовый чек ООО «1» №58 от 26.09.17). Подтверждающие док-ты прилагаю.

Директор визирует эту служебку и работнику перечисляем либо на карту, либо наличными из кассы.

Заявление сотрудника с просьбой возместить расходы

В законодательстве нет запрета на приобретение сотрудниками товаров, работ, услуг, предназначенных для компании, с последующим возмещением им понесенных расходов. Но поскольку предварительно подотчетных денег в кассе сотрудники в этом случае не получают, авансовый отчет составлять не нужно. Чтобы возместить сотруднику расходы, достаточно его письменного заявления или служебной записки с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Как документ влияет на налоги

Документ необходим, чтобы налоговики не посчитали такую компенсацию доходами работника, с которых нужно заплатить НДФЛ. А также не смогли найти повод предъявить претензии к признанию выплаченной компенсации в составе расходов при расчете налога на прибыль.

При возмещении сотруднику расходов, которые он понес за свой счет в интересах и с согласия компании, доходов у работника, а значит и объекта налогообложения по НДФЛ, не возникает (ст. 209 НК РФ). Равно как и базы по страховым взносам, в том числе взносам на травматизм. Ведь компенсация незапланированных затрат не относится к выплатам в рамках трудовых отношений (ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

В каком виде составляется

Унифицированной формы заявления о возмещении расходов нет, поэтому сотрудник может его составить в произвольном виде.

Что обязательно должно быть в документе

Чтобы убедить налоговиков в том, что возмещенные расходы сотрудник понес в интересах компании и они не являются его доходом, в заявлении стоит детально описать цели и обстоятельства, при которых были произведены расходы. При подобном оформлении документа проблем с признанием таких выплат в налоговом учете возникнуть не должно.

К заявлению также необходимо приложить документы, подтверждающие понесенные расходы.

Sociologs.ru 2019 Все права защищены