Стандартные требования к текстам

Требования к тексту служебных документов

Главная > Контрольная работа >Промышленность, производство

ОГОУ СПО «Смоленский технологический колледж»

Контрольная работа по дисциплине:

«Документационное обеспечение управления»

Требования к тексту служебных документов

Выполнила: студентка группы БД 5.1-09

Проверила: Муханова Тамара Ильинична

Г. Смоленск, 2010

Требования к тексту служебных документов

Составление служебных документов – трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих и ИТР. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда

Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания и нейтральность тона, полнота информации и краткость изложения, типизация речевых средств и стандартных терминов. Служебные документы, как правило, оформляются от имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебном документе должны соответствовать нормам административного права.

Краткость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

2. Требования к тексту служебных документов

Для составления служебных документов используется бумага форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Составление документов на бумаге произвольного формата не разрешается. Служебные документы оформляются на бланках учреждений и частных нотариусов. Бланки изготовляются согласно требованиям нормативной документации. Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения. Наименование вида документа (за исключением писем указывается на бланке). К каждому документу, который печатается на бумаге формата А4, независимо от его назначения, составляется заголовок, который должен быть максимально кратким, точно отображать содержание документа и отвечать на вопрос «О чем документ».

Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, сообщений и к документам, которые печатаются на бумаге формата А5. Документ адресуется учреждению, ее структурному подразделу или конкретному должностному лицу. Наименование учреждения и его структурного подраздела, которым адресуется письмо, отмечаются в именительном падеже.

При адресовании документа руководителю учреждения или его заместителю наименования учреждения должно входить в состав наименования должности адресата. Почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которого присылается документ. При адресовании документа гражданину сначала отмечается почтовый адрес, а потом инициалы и фамилия получателя.

Датой документа является дата его подписания или утверждение. Дата на документе проставляется тремя парами арабских цифр (10.12.10), которые разделяются точками. Если начальный номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними относится ноль. Допускается также такая последовательность написания даты: год, потом месяц и число месяца. В текстах документов, которые содержат ведомости финансового характера, допускается применение словесно-цифрового способа оформления дат: 15 января 2010 г. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи, по левую сторону.

В состав подписи входят: наименование должности лица, которое подписывает документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, составленному на бланке), личная подпись и ее расшифровка. При подписании документов, составленных комиссией, отмечаются не должности лиц, которые составили документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. В случаях, предусмотренных действующих законодательством, свою подпись на документах нотариус скрепляет соответствующей печатью. Отражение печати проставляется таким образом, чтобы он охватывал часть наименования должности лица, которое подписало документ.

Если документ имеет приложения, полное название которых приводится в его тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров. Если документ имеет приложения, которые не упоминаются в тексте, то их наименование необходимо пересчитать после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количестве экземпляров, например: «Приложение: дубликат договора-купли продажи на 2 арк. В 1 прим.» При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер документа-запроса. На документах, которые выполнены, проставляется отметка о выполнении, которая размещается на нижнем поле первого листа или на обороте первого листа документа и включает в себя короткую справку о выполнении (если отсутствующий документ, который свидетельствует о выполнении), а также слова «К делу» и номер дела (наряда), в которое должен быть подшит выполненный документ. На исходящем документе проставляется номер, который отвечает порядковому номеру по журналу регистрации исходящих документов и номеру дела (наряда), в котором будет сохраняться экземпляр исходящего документа.

Корреспонденция присылается адресатам по почте или передается нарочным. В последнем случае она вручается адресату под расписку в разносной книге. Выдача дубликатов документов производится в порядке, предусмотренном Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины.

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами:

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справой, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сломились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего, следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки в служебном документе должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, Порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается, прежде всего, отбором необходимой и достоверной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слое.

Если поводом для создания, какого либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации – автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.

К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул – языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны, прежде всего, повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устойчивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получателем.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т. к. в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов.

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа. В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного лица.

В протоколах используется форма изложения текст от 3-го лица множественного лица, а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по держанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа и дата.

Читайте так же:  Получить деньги в залог недвижимости

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух – трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная инструкция, положение о структурном подразделении.

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения перечной информацией, которая характеризует конфетную ситуацию, отражаемую данным документом.

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочеркиваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и недоговоренные исправления не допускаются. Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма.

Затем исправление оговаривается надписью «исправлено» и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами, но и чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте.

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без кавычек, без кавычек и не подчеркивается. Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, так как, не читая всего текста, и получить представление о содержании и направить документ на исполнение.

Отметка о наличии приложения. Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если при направлении документа в несколько адресов, приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Конечно, в каждой организации складываются какие-то свои традиции в оформлении документов, но при этом следует добиваться, чтобы при всех различиях документ был четким, конкретным, доказательным, объективным, написанным с соблюдением правил стилистики и красиво оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости.

Неприятное впечатление от документа оставляет неаккуратность его оформления. Следует внимательно вычитывать документ, чтобы устранить возможные ошибки и описки. Нередко наблюдается неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствует разбивка по абзацам, что значительно затрудняет восприятие текста.

В служебных документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместных или неоправданным употреблением иностранных слов и т.д. Нужно помнить, что существуют официально установленные требования к оформлению документов. В частности, помимо тех требований, которые уже были названы, можно отметить следующие.

4. Список литературы

1. Головач А. С. «Образцы оформления документов. Для предприятий и граждан. » — Донецк: Стакер, 2006 — 20 с.

2. Корж А. В. «Юридическое документоведение» — К.: В. М. Корец кого НАН Украины, 2010. — 168 с.

3. Кирсанова М. В., Аксёнов Ю. М. «Курс делопроизводства» — М,: 2008.

4. Диденко А. Н. «Делопроизводство». — К.: 2008

Правила оформления текста в редакторе Microsoft Word

ВНИМАНИЕ!

ISBN присваивается только в случае

соблюдения требований Издательства

к оформлению макетов

Размер и ориентация страницы

В тексте допускаются таблицы в альбомном

правое и левое поле

По 2 см с каждой стороны

Не использовать для установления

абзацного отступа клавишу Пробел

и табуляцию!

Times New Roman, размер шрифта – 16.

Возможны другие шрифты,

это предварительно обсуждается

Снизу по центру, 14, Times New Roman

(или шрифт текста, если он другой).

Текст начинается с 1-й страницы.

Титульный лист — это 1 страница.

НО: на титульном листе и подтитуле (2 стр. с аннотацией) номер не ставится

Нужно поставить автоматическую расстано- вку переносов.

Путь: Разметка страницы — Расстановка переносов — Авто

Не ставить лишних пробелов между словами.

Перед знаками , =, +, -, %, №, единицами измерения, инициалами и после них ставится пробел

В числовом промежутке перед тире и после него пробелы не ставятся:

Пример: 23–30, XIX–XX, 1890–1896

Не допускать висячих строк, т. е.

1) одной строки из абзаца на следующей странице

2) трех-четырех букв в строке. Пример: Вот

Слово «так» надо подтягивать на предыдущую

1) Устраняется уплотнением межстрочного интервала.

2) Может устраняться уплотнением межбуквенного интервала нескольких слов в предложении не более чем на 0,3 пункта.

Путь:

Шрифт – Интервал – Уплотненный – 0,3

Для тектов на русском языке используются кавычки: « »,

Для текстов и слов на английском языке –

Жирный шрифт. В конце точек нет. Главы – прописными, подзаголовки – строчными буквами. В заголовках нет абзацного отступа, нет переносов. Предлоги, союзы распо- лагаются на второй строке заголовка.

Рисунки и подрисуночные подписи

Располагаются по центру. После рисунка пропускается строка.

Пример: Рис. (пробел) 1. (пробел)

Название рисунка (в конце точки нет)

Рис. 1. Название рисунка

Нумерация рисунков – по главам

(для большого текста).

Ссылка на рисунок в тексте идет до самого рисунка.

Рисунки не должны распадаться на части, все должно быть в единой картинке, сгруппи- ровано.

Таблица не должна выходить за поля листа. Для этого: курсор на таблице – щелкаем правой кнопкой мыши, выбираем слово Автоподбор, а затем Автоподбор по ширине окна

Слово «таблица» пишется курсивом и распо- лагается по правому краю, далее – название по центру. После названия пропускается строка.

Набираются в редакторе формул Math Type. Не размещать сканированные формулы!

Латинские буквы наклонные, русские – прямые. Слово «где» после формулы – без абзацного отступа. Формулы располагаются по центру, их нумерация – по правому краю.

СОДЕРЖАНИЕ

Важно! Автор сам составляет содержание своего произведения.

Содержание и оглавление составляются в таблице. Один столбец – название частей, второй – номера страниц. Границы таблицы делаются невидимыми.

В названиях частей нет переносов. Предлоги, союзы располагаются на второй строке за- головка.

Должны быть на 2 кегля меньше размера основного текста (если текст 16 кегль, то сноски – 14)

Тире между частями описания в биб­лиографических ссылках отсутствует (это допускается ГОСТ Р 7.0.5-2008).

(ЛИТЕРАТУРА)

Имеет заголовок ЛИТЕРАТУРА

Образец оформления списка литературы находится во вкладке Примеры полного библиографического описания

Важно! Список литературы (ГОСТ 7 1-2003) и сноски (ГОСТ Р 7 0 5-2008) оформляются по-разному.

Во всем списке в нужных местах должно быть тире – , а не дефис -.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг воп­росов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во мно­гом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения пра­вительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подоб­ный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа ком­петенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, со­держащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

Читайте так же:  Подать исковое заявление на страховую компанию

При составлении распорядительных документов, например, прика­зов, следует кроме того изучить ранее изданные распорядительные до­кументы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия сними и дублирования, заострить внимание на нерешён­ных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных доку­ментов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справ­ки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решают­ся подобные вопросы и собрав всю необходимую информацию, состав­ляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, на­боры стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап — окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъяв­ляемые к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что слу­жебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фак­тов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть бе­зупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактичес­кого состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в до­кументе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запра­шивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в доку­менте, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Чёткость изложения обеспечивает однозначность понимания доку­мента, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что явля­ется одним из основных условий управленческой деятельности. Неточ­но понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и доста­точной информации, исключением повторений и излишних подробнос­тей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую на­грузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формули­ровок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, использу­ется обратный порядок слов. Например: Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.

Если поводом для создания какого либо документа послужил дру­гой документ или доказательством служат сведения из другого доку­мента, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регис­трационный номер документа и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с приказом Федеральной архивной службы Рос­сии от 11.12.97 №401 «Об организации учета особо ценных докумен­тов . «

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Фе­дерации от 15.06.95 № 1474-РП «О мерах по стимулированию жилищ­ного строительства».

К особенностям делового стиля относится широкое применение ус­тойчивых языковых формул — языковых оборотов, используемых в не­изменном виде. Они вызваны прежде всего повторяемостью управлен­ческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов.

В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устой­чивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие по­лучателем. Например: «В соответствии с достигнутой договорённо­стью . « или «Просим Вас изыскать возможность» или «Принимая во внимание, что . просим (предлагаем)» и т.д.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т.к. в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употреб­ляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту.* Например: архив — обрабатывать, сдавать в, создавать; вакансия — замещать, иметь; совещание — вести, гото­вить, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать.

* Унификация текстов управленческих документов. Методические рекоменда­ции. — М.: Главархив СССР, 1982.С.24-43.

Кроме того, правильность сочетания слов легко проверить по «Сло­варю сочетаемости слов русского языка».* Примеры употребления стан­дартных фраз, выражений и словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизвод­ству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

* Словарь сочетаемости слов русского языка. Под ред. П.Н. Денисова, В. В. Морков­кина. — М.: Русский язык, 1983.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии. Например: адресовать в адрес, следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограниче­но. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.

Недопустимо употребление в служебных документах разговорных и устаревших слов, архаизмов. Например: канцелярист, и т.д.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведет­ся от третьего лица, единственного или множественного числа, место­имения заменяются существительными (фирма просит, банк не возра­жает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документах, отражающих прин­цип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных запи­сок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах колле­гиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множествен­ного лица (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного лица (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведётся от 3-го лица единственного числа (Иванов возра­жает . и предлагает).

Широкое распространение в служебных документах получило при­менение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Например: военно-мор­ские силы — ВМС; отдел труда и зарплаты — ОТЗ; абсолютный — абс.; страница — с.; так далее — т.д.; смотри — см. и т.д. Сокращения дол­жны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые со­кращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокра­щения в тексте в скобках давать его расшифровку). Например: ОРД (организационно-распорядительная документация). Написание сокра­щений ведется в соответствии с классификаторами технико-экономичес­кой информации, требованиями государственного стандарта* и прави­лами русской орфографии. Однако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений** русского языка.

* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стан­дартов, п. 4.12. Сокращения.

** Алексеев Д.И., Гозман И.Г., Сахаров Г.В. Словарь сокращений русского языка. М.: Русский язык, 1984.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один воп­рос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Слож­ные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных воп­росов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполне­ния. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вно­сится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каж­дый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов ин­формационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках кото­рых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.

При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, чёткое выделение её основных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность тек­стовых компонентов, расположенных в определённой последователь­ности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в дру­гой — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, реко­мендации. Например:

В январе 1998 г . институт проводит конференцию «Проблемы раз­вития предпринимательства в России». Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике и развития предприниматель­ства.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета И.А.Скокшина

В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключитель­ной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например:

Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.

Предполагается проведение лабораторных занятий по составле­нию документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ. в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруп­пы студентов.

Можно составлять документы только из заключительной части, на­пример, письма и заявления с просьбой без мотивировки, приказы с одной распорядительной частью. Например:

Прошу принять меня на работу оператором ЭВМ на 1.5 ставки с 15 августа 1998 года.

Яковлева Александра Николаевича, младшего референта, 01 сен­тября 1998 года по собственному желанию, ст.31 КЗОТ РСФСР.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной закон­ченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух — трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный при­ем помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

ГОСТ рекомендует печатать абзац отступив пять печатных знаков. В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двой­ным интервалом, но печатать от полей.

Читайте так же:  Важнейшие требования трудящихся в италии 1960

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумера­ции должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92.* Номер каж­дой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номе­ра раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Напри­мер: 1.2.1; 1.2.2; 2.9.1 и т.д.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопре­делена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная инструк­ция, положение о структурном подразделении.

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуа­циями, которые вызывают появление однотипных документов. Это яви­лось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифици­рованной постоянной информацией и пропусками для заполнения пере­менной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, от­ражаемую данным документом.

Составление документов с применением трафаретных текстов осно­вано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машине или на компьютере.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и офор­мления текстов (текстовых редакторах) типовые (трафаретные) формы документов называются template и переводятся словом «шаблон».

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке одно­типных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиен­тов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п. Например:

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, на­правляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях дея­тельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, орга­низаций одного ведомства или группы однородных учреждений и пред­приятий разных ведомств.

Особенно возрастает значение унификации текстов документов в на­стоящее время в связи с широким внедрением персональных электрон­но-вычислительных машин.

Опыт по разработке трафаретных документов, накопленный в стране, позволяет наметить основные моменты их выявления, создания и вне­дрения.

Методика разработки трафаретных текстов такова:

— выявляются типовые управленческие задачи,

— собирается информация, необходимая и создаваемая в процессе их решения,

— составляется проект унифицированного текста документа, отра­жающего выявленную типовую ситуацию,

— проект согласовывается со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними. При этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов,

— проект окончательно редактируется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТов.

Для каждого трафарета, если он тиражируется, выявляется необхо­димая годовая потребность. Сегодня чаще трафаретные тексты вводят­ся в память ЭВМ.

Трафаретные документы значительно сокращают время на состав­ление документа, так как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено. Фактически он заполняет заранее составленный документ. Поэтому исключаются стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фикси­рованное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.

В особую группу можно выделить унифицированные формы доку­ментов, которые разрабатываются для наиболее массовых видов доку­ментов. В них установлено, какая информация должна быть зафиксиро­вана и в какой последовательности. Такие унифицированные формы обычно составляются организацией, возглавляющей отрасль.

Формы первичных учётных документов разрабатываются и утверж­даются Госкомстатом. В этих формах последовательно указано, какие показатели и информация в них должны быть отражены. Такие докумен­ты фактически не составляются, а только заполняются, что облегчает работу как составителя, так и учреждения — получателя. Они гарантируют представление полной информации, расположенной в определённой последовательности и удобной для обработки.

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (за­полняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъяв­ляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернила­ми, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочерки­ваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде тек­ста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не зама­зываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над за­черкнутым надписывается исправленный текст или сумма.*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, с. 10.

Затем исправление оговаривается надписью «исправлено» и подтвер­ждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В определенных видах финансовых документов исправления не до­пускаются. Об этом сказано в пункте 5 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учёте»: «Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хо­зяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения ис­правлений».

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами но и чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте. При их написании следует по­мнить, что количественные числительные склоняются. При этом изме­няются все части сложных и составных числительных. Например, с восьмьюстами тридцатью пятью рублями; до трёхсот семидесяти тысяч рублей.

В настоящее время широкое распространение получили анкеты -«опросные листы для получения определенных сведений».* Наибо­лее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

* Толковый словарь русского языка. Под ред. Д. Н. Ушакова. Т. 1. М ., 1935. с.41.

Анкетирование — один из основных методов в социологических ис­следованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по за­ранее разработанной определенной программе. В анкете текст форма­лизован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоян­ная информация в анкете должна быть представлена в тщательно про­думанных и сформулированных, с однозначным пониманием вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. В ГОСТе Р 6.30-97 указано: «При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительным падеже или сло­восочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоя­щего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «нахо­дились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков».

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее под­готовленным ответом типа «да-нет», развернутым ответом, числовыми показателями.

Таблица — это перечень сведений о чем-либо или о числовых дан­ных, приведенных в определенную систему и расположенных по гра­фам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компакт­ном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц перечислены в разделе ГОСТ Р 1.5-92. ГОСТ по­священ построению стандартов, но изложенные в нем требования к таб­лицам распространяются на все унифицированные системы документа­ции, в том числе на организационно-распорядительную. Здесь указывается, что «таблицы применяют для лучшей наглядности и удоб­ства сравнения показателей».*

* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стан­дартов, п.4.5. Таблицы.

ГОСТ называет обязательные элементы таблицы и порядок их графи­ческого расположения (Таблица 1)

В таблице имеется два уровня деления текста: вертикальный — гра­фы и горизонтальный — горизонтальные ряды. В первом столбце (в край­ней левой части таблицы) — боковике — перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуе­мому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами.

Все таблицы в тексте за исключением таблиц приложений нумеруют­ся сквозной нумерацией арабскими цифрами.

Таблица может иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной бук­вы. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Если таблица большая и ее строки или графы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую стра­ницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение табли­цы. » или «Окончание таблицы. «, повторяют ее головку, а при необходи­мости и заголовки строк.

Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы, подзаголов­ки граф строчными, если они служат продолжением заголовка, и с пропис­ной буквы, если они имеют самостоятельное значение (Таблицы 2,3).

В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заго­ловки граф формулируются в единственном числе и всегда в имени­тельном падеже.

Часто встречающейся ошибкой при оформлении таблиц является диагональное деление строк. Специальный пункт ГОСТа (п.4.5.5.) ука­зывает, что разделять заголовки боковика и граф диагональными лини­ями не допускается, нельзя также включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непос­редственно перед их наименованием (Таблица 4).

Sociologs.ru 2019 Все права защищены