Служебная записка о взыскании дебиторской задолженности

Техника безопасности при работе с просроченной дебиторской задолженностью

Александр Оловянишников
начальник экономического отдела
ЗАО «Кондитерская фабрика «Красная Звезда»»
ФИНАНСОВЫЙ ДИРЕКТОР
№ 11 (88) ноябрь 2009 года

У предприятия, предоставляющего отсрочку платежа, есть возможность свести к минимуму объем просроченной «дебиторки». Добиться этого поможет четкое разграничение обязанностей по работе с дебиторской задолженностью, оперативная управленческая отчетность о состоянии долгов и предварительная оценка платежеспособности покупателей.

Эффективность управления дебиторской задолженностью во многом зависит от того, насколько скоординированы действия финансовой службы, коммерческого департамента и бухгалтерии. На практике проблемы возникают, казалось бы, на пустом месте. Например, был прецедент, когда рассмотрение вопроса о предоставлении отсрочки платежа затягивалось только из-за того, что никто из менеджмента не мог точно сказать, как должен быть организован документооборот: юристы должны приносить документы по контрагенту в службу экономической безопасности или же последние сами должны их забирать из юридической службы.

В таком случае имеет смысл разработать регламент, в котором указать следующее:

функции каждого подразделения и его сотрудников, задействованных в работе с дебиторской задолженностью;

очередность рассмотрения документов;

предельные сроки выполнения процедур и работ;

ответственность за невыполнение утвержденных процедур или нарушение сроков.

Елена Денисова, финансовый директор компании «Шато ле Гранд Восток» (Краснодарский край)

В нашей компании процедура взыскания задолженности жестко урегулирована. Уверена, что во многом благодаря этому нам удается возвращать подавляющую часть долгов. Первые две недели должником занимается менеджер по продажам, который отвечал за отгрузку. Он созванивается со своим контактным лицом в компании-клиенте, выясняет, по каким причинам не произведена оплата и когда ее можно ожидать. Приостанавливать на это время отгрузки или нет — этот вопрос решается в индивидуальном порядке. Например, было бы странно не отпускать товар федеральной торговой сети, в благонадежности которой мы не сомневаемся, даже если она опоздала с оплатой на неделю. Это мелочи по сравнению с положенной ей отсрочкой в 75 дней. Если менеджеру по продажам не удается договориться с клиентом, то есть получить от него гарантийное письмо с графиком погашения задолженности, то такого должника передают бухгалтерии. Та общается уже с бухгалтерией клиента. Через две недели на имя руководства компании направляется официальная претензия. В переговоры вступает юридическая служба, начинается подготовка для подачи иска в арбитражный суд. Дальнейшее общение с клиентом ведется только в письменной форме. В течение недели-двух клиент получает еще пару напоминаний о том, что если он не предоставит гарантийное письмо и не урегулирует задолженность, мы вынуждены будем обратиться в суд. В 90 процентах случаев на этом этапе проблема решается. Как показывает наша практика, оставшиеся 10 процентов — это клиенты, с которых уже нечего взять. Даже если мы выиграем дело в суде, денег все равно скорее всего не увидим.

Для координации работы всех подразделений, задействованных в управлении «дебиторкой», необходим руководитель всего процесса. В небольших компаниях эту функцию может взять на себя финансовый директор, но чаще подобные обязанности делегируются

Дополнительный материал

Должностную инструкцию экономиста по претензионной работе, форму отчета о состоянии дебиторской задолженности, применяемую в ЗАО «Кондитерская фабрика «Красная Звезда»», а также образец договора можно скачать на сайте www.fd.ru, пройдя по ссылке «Дополнительный материал», расположенной рядом с названием этой статьи.

финансовому менеджеру по работе с дебиторской задолженностью или экономисту по претензионной работе. Основная задача такого специалиста — повседневный контроль над состоянием дебиторской задолженности (см. «Должностные обязанности экономиста по претензионной работе»).

Будет отнюдь не лишним дать такому сотруднику максимально широкие полномочия для влияния на нерадивых должников. Например, предоставить ему право приостанавливать поставки клиентам, к которым имеются какие-либо претензии (просроченная задолженность, превышение лимитов и пр.). Но в то же время применение санкций по отношению к дебиторам нужно жестко регламентировать, чтобы не давать повода для злоупотреблений и избежать претензий со стороны покупателей. К примеру, в случае просрочки платежа от клиента на один день экономист формирует служебную записку о запрете отгрузок конкретному клиенту, которая направляется в коммерческий департамент. А разблокирование клиента возможно в двух случаях: при полном погашении просроченной задолженности или после составления графика погашения задолженности, подписанного клиентом и согласованного с коммерческим директором. Причем если сумма просроченного долга превысила определенный лимит, например 500 тыс. рублей, то график реструктуризации задолженности должен быть завизирован у финансового директора.

Должностные обязанности экономиста по претензионной работе ЗАО «Кондитерская фабрика «Красная Звезда»»

Настоящая инструкция определяет порядок действий экономиста по претензионной работе в случаях установления отсрочки платежа, возникновения просроченной задолженности за поставленный товар. Экономист по претензионной работе несет ответственность за несоблюдение настоящей инструкции.

Порядок установления отсрочки платежа

1. Проверить наличие оригинала договора поставки (дистрибьюторского соглашения) с клиентом.

2. Проверить наличие заявления клиента на установление отсрочки платежа, а также всех согласований ответственных лиц предприятия (начальника соответствующего отдела продаж, юрисконсульта, отдела экономической безопасности).

3. Запрашиваемая отсрочка не должна превышать максимальную отсрочку платежа для конкретной категории клиента, предусмотренную системой скидок предприятия.

4. К заявлению на установление отсрочки должны быть приложены все документы, указанные в данном заявлении.

5. В случае необходимости предоставления поручительства за клиента экономист обязан также проверить наличие оригинала договора поручительства, наличие в нем всех необходимых реквизитов (ссылки на действующий договор поставки, даты, номера договора, подписи поручителя на всех страницах, паспортных данных и прописки поручителя, собственноручной расшифровки подписи поручителя). По возможности получить копии документов, подтверждающих наличие имущества поручителя.

6.В случае отсутствия какого-либо необходимого документа экономист не имеет права установить отсрочку платежа клиенту без согласования с руководителем отдела либо руководителями предприятия.

Порядок действий в случае возникновения просрочки платежа более одного дня

1.Клиент должен быть блокирован, в тот же день ответственный менеджер должен быть уведомлен о блокировании его клиента.

2.Разблокирование клиента производится в двух случаях:

а)в случае полного погашения просроченной задолженности;

б)в случае наличия графика погашения задолженности, подписанного клиентом, согласованного с коммерческим директором (его заместителем). Если сумма просроченного долга превысила 500 000 рублей, то при наличии графика погашения требуется согласование начальника экономического отдела.

Отчетность по задолженности

Основной залог успеха в работе с «дебиторкой» — постоянный контроль над динамикой состояния дебиторской задолженности, а другими словами, налаженная отчетность о состоянии задолженности, которая направляется финансовому, генеральному и коммерческому директорам.

Отчет лучше готовить максимально оперативно, в идеале — ежедневно. Но можно и по пятницам, чтобы уже с понедельника принимать необходимые меры. На его основании корректируется еженедельный план отгрузки (в основном из него исключаются поставки по клиентам, просрочившим платеж).

Единых требований к форме отчета нет. Это может быть подробный реестр старения дебиторской задолженности или простая служебная записка (см. документ на стр. 30). В ней перечисляются наиболее проблемные моменты, а именно:

какова динамика дебиторской задолженности (сумма и оборачиваемость);

какую долю занимает просроченная задолженность в общем объеме «дебиторки»;

кто самые крупные должники и какие работы запланированы для возврата долгов.

Не стоит перегружать отчет излишней информацией, например, приводить детальные данные по изменению «дебиторки» каждого контрагента, выгруженные из «1С». Это только усложнит восприятие отчета менеджментом.

Мониторинг финансового состояния клиентов

Другая важная составляющая работы по предотвращению появления безнадежных долгов — прогнозирование и мониторинг платежеспособности клиентов. Заблаговременно выявив проблемы с ликвидностью клиента, можно обсудить с ним изменение условий поставок. Например, пересмотреть кредитные лимиты в сторону уменьшения или перейти на отгрузку только по предоплате. То есть свести к минимуму риски возникновения просроченных и безнадежных долгов.

Конечно, в отличие от банков и других финансовых учреждений, компании реального сектора не могут проводить детальный анализ состояния контрагента и потребовать предоставить все интересующие сведения и отчеты. Тем не менее, судить о платежеспособности можно и по косвенным признакам.

Негативная информация о дебиторе в открытых источниках (СМИ, интернете). Например, тревожным сигналом послужат сведения о просрочках исполнения обязательств перед банками, дефолте по облигационному займу, длительных задержках по выплате заработной платы, крупных (более 3 млн. руб.) судебных исках к дебитору.

Документ Служебная записка о состоянии дебиторской задолженности

1. Под группой подразумевается канал сбыта (оптовые покупатели, розница, торговые сети, региональные дилеры и пр.).

2. В число основных дебиторов входят до пяти клиентов, имеющих самую крупную текущую дебиторскую задолженность.

Читайте так же:  Пособия башкортостан уфа

3. В черном списке указываются до пяти клиентов, имеющих самую большую просрочку по степени убывания сумм.

Отрицательные отзывы деловых партнеров. Их нигде добывать не придется — компании не станут скрывать информацию о плохом финансовом состоянии своих клиентов.

Негативные тенденции в составе активов и пассивов, а также валюты баланса. На основании данных бухгалтерской отчетности клиента за два последних периода можно составить отчет о движении денежных средств клиента косвенным методом. Например, в ЗАО «Кондитерская фабрика «Красная Звезда»» используется методика, описанная в статье «Как узнать, что происходит с живыми деньгами у вашего контрагента из его баланса» («Финансовый директор» № 4, 2009). Если обнаруживается, что денежный поток клиента по операционной деятельности отрицателен, это повод для более детального анализа его финансового состояния, а если такой возможности нет — то и для отказа в предоставлении отсрочки платежа.

Упрощение процедуры взыскания задолженности

Для упрощения взыскания задолженности стоит внести корректировки и в стандартные договоры поставки. Например, ужесточить ответственность дебитора за задержку платежей, предусмотреть возможность приостановления отгрузок до момента погашения всей задолженности. Также не будет лишним указать в договоре суд, который будет рассматривать любые споры, возникшие между сторонами. Включить в контракт оговорки о том, что все документы, переданные по факсу, могут быть использованы в качестве доказательств в суде, об обязательном обмене сторонами оригиналов протоколов о намерении заключить договор (на случай, если компания, не получив на руки оригинал договора поставки, начнет отгрузки продукции).

В качестве дополнительной страховки при заключении договора поставки на условиях отсрочки платежа на значительную сумму (например, более 1 млн. руб.) будет отнюдь не лишним заключить договор личного поручительства с генеральным директором компании-клиента или ее собственником. Разумеется, эта мера носит больше психологический характер. Генеральный директор будет лично заинтересован в том, чтобы управляемая им компания своевременно расплатилась по всем долгам. Отказ контрагента подписать договор личного поручительства — хороший повод задуматься, стоит ли ему вообще предоставлять отсрочку платежа. Ведь клиента не должно смущать подобное предложение, если он намерен придерживаться условий договора и добросовестно исполнять свои обязанности по оплате.

Несмотря на кажущуюся простоту описанных решений, на практике они позволяют без существенных затрат удерживать просроченную дебиторскую задолженность на минимальном уровне. Например, в ЗАО «Кондитерская фабрика «Красная звезда»» объем просроченных долгов не превышает 5 процентов от общей суммы долгов. И это при том, что в компании в отношении работы с дебиторами не используются никакие другие инструменты, кроме перечисленных в статье.

Готовимся к проверке: дебиторская задолженность по заработной плате прошлых лет (Сильвестрова Т.)

Дата размещения статьи: 07.06.2015

В нашу редакцию пришел такой вопрос. В прошлом году в бюджетном учреждении был уволен сотрудник. Поскольку на момент увольнения он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск, который фактически еще не наработал, учреждение произвело удержание за неотработанные дни отпуска. Фактически размер удержания был равен 20 000 руб. Однако при расчете сотрудника перед увольнением сумма начисленной заработной платы составила 9000 руб., и бухгалтер, не отразив в учете фактическую сумму удержания, поставил сумму, равную начисленной. Дебиторская задолженность в учете отражена не была. Бухгалтером были искажены фактические показатели. Сейчас намечается тщательная проверка учреждения, и ситуация по сокрытию суммы дебиторской задолженности вызывает у него беспокойство. Надо ли в учете произвести корректировку данных? Как это сделать? Нужно ли подать на сотрудника в суд с целью взыскать с него задолженность? Предлагаем разобраться в сложившейся ситуации.

Общие требования к ведению бухгалтерского учета в учреждении

Пунктом 3 Инструкции N 157н установлено, что при ведении бухгалтерского учета учреждениям, финансовым органам, органам, осуществляющим кассовое обслуживание, необходимо учитывать следующее:
— к бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление;
— данные бухгалтерского учета и сформированная на их основе отчетность субъектов учета формируются с учетом существенности фактов хозяйственной жизни, которые оказали или могут оказать влияние на финансовое состояние, движение денежных средств или результаты деятельности учреждения и имели место в период между отчетной датой и датой подписания бухгалтерской (финансовой) отчетности за отчетный год (далее — событием после отчетной даты);
— информация в денежном выражении о состоянии активов, обязательств, иного имущества, об операциях, их изменяющих, и финансовых результатах указанных операций (доходах, расходах, источниках финансирования деятельности экономического субъекта), отражаемая на соответствующих счетах, в том числе на забалансовых, рабочего плана счетов субъекта учета, должна быть полной с учетом существенности ее влияния на экономические (финансовые) решения учредителей учреждения (заинтересованных пользователей информации) и существенности затрат на ее формирование;
— в бухгалтерском учете подлежит отражению информация, не содержащая существенных ошибок и искажений, позволяющая ее пользователям положиться на нее как на правдивую. В целях Инструкции N 157н существенной информацией признаются сведения, пропуск или искажение которых может повлиять на экономическое решение учредителей учреждения (пользователей информации), принятое на основании данных бухгалтерского учета и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности субъекта учета.
———————————
Инструкция о применении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

При ведении бухгалтерского учета субъект учета обеспечивает (п. 4 Инструкции N 157н):
— формирование полной и достоверной информации о наличии государственного (муниципального) имущества, его использовании, о принятых учреждением обязательствах, полученных учреждением финансовых результатах и формирование бухгалтерской (финансовой) отчетности, необходимой внутренним пользователям (руководителям, наблюдательным советам автономных учреждений, органам, осуществляющим функции и полномочия учредителя, собственникам имущества, на базе которого создано учреждение, участникам бюджетного процесса, осуществляющим в соответствии с бюджетным законодательством соответствующие полномочия), а также внешним пользователям бухгалтерской (финансовой) отчетности (приобретателям (получателям) услуг (работ), социальных пособий, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской (финансовой) отчетности);
— предоставление информации, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской (финансовой) отчетности для осуществления ими полномочий по внутреннему и внешнему финансовому контролю за соблюдением законодательства РФ при осуществлении субъектом учета фактов хозяйственной жизни и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами.

Рекомендации по исправлению сложившейся ситуации

В рассматриваемой в вопросе ситуации действия бухгалтера исказили фактические показатели учреждения и скрыли наличие у последнего дебиторской задолженности. По нашему мнению, не следует надеяться, что в ходе проверки данный факт не выявится и учреждению не надо будет делать исправительных записей. Конечно, можно полагаться на невнимательность проверяющих и мечтать о том, что данное нарушение выявлено не будет, либо в случае выявления проверяющими названного нарушения попытаться доказать, что в силу норм ст. 137 ТК РФ удержание из заработной платы работника при его увольнении платы за неотработанные дни отпуска является правом, а не обязанностью учреждения, но маловероятно, что это удастся сделать. Считаем, что надеяться на счастливый случай не стоит, и советуем, руководствуясь нормами п. 18 Инструкции N 157н, произвести исправительные записи: методом «красное сторно» отсторнировать ошибочную сумму, подлежащую удержанию с работника, начислить реальную сумму удержания. Возникшая при совершении правильных записей дебиторская задолженность подлежит в дальнейшем обоснованию в пояснительной записке, в частности в таблице «Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения» (ф. 0503769).
В дальнейшем можно действовать по одному из следующих вариантов:
1. Попытаться связаться с бывшим работником и попросить его добровольно вернуть денежные средства (хотя, конечно, вряд ли бывший сотрудник согласится это сделать, но попытаться стоит).
2. Устроить служебное расследование, выявить виновное лицо и удержать данные суммы из его заработной платы.
3. Оставить в учете суммы дебиторской задолженности до признания ее нереальной к взысканию и списать на расходы учреждения.
4. Обратиться в суд и попытаться в судебном порядке взыскать данные суммы с работника. Относительно обращения в суд по рассматриваемой ситуации хотелось бы отметить Апелляционное определение Иркутского областного суда от 17.02.2015 по делу N 33-1107/2015, в котором УФССП обратилось в суд с тем, чтобы в судебном порядке взыскать со своего бывшего работника задолженность по оплате дней отпуска, данного работнице авансом. По мнению истца, при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель имеет право удержать задолженность за неотработанные дни отпуска из заработной платы работника. Поскольку произвести удержание в бесспорном порядке всей суммы задолженности из заработной платы работника оказалось невозможным и бывшим работником — ответчицей задолженность добровольно не погашена, в соответствии со ст. 391 ТК РФ УФССП вправе взыскать излишне уплаченные суммы с бывшего работника в судебном порядке.
Судом установлено и из материалов дела следует, что ответчица была принята на государственную гражданскую службу и назначена на должность судебного пристава по обеспечению установленного порядка деятельности судов. На основании приказов истца ответчице были предоставлены оплачиваемые отпуска, в том числе без сохранения денежного содержания. Приказом истца служебный контракт с ответчиком был расторгнут, и ответчик был уволен по основанию, предусмотренному п. 3 ч. 1 ст. 33 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (по инициативе гражданского служащего). В Приказе указана необходимость удержания из денежного содержания, причитающегося ответчику, задолженности за неотработанные дни отпуска. Однако при увольнении ответчика начисленной ему суммы было недостаточно для оплаты всех неотработанных дней отпуска.
Проанализировав нормы ст. 137 ТК РФ и другие положения действующего законодательства, регулирующие спорные правоотношения, и установив, что международное, трудовое и гражданское законодательство не содержат оснований для взыскания суммы задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель фактически при расчете не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете, а также учитывая, что истец при увольнении ответчицы не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся ей при расчете, суд пришел к обоснованному выводу об отказе в удовлетворении исковых требований УФССП.
Из всего вышесказанного следует: учреждение должно быть готово к тому, что получить от бывшего работника денежные средства, необходимые для погашения дебиторской задолженности, маловероятно. Скорее всего, данная задолженность будет списана со счетов бухгалтерского учета после признания ее нереальной к взысканию.

Читайте так же:  Ликвидация банка надра 2018 год

Списание дебиторской задолженности, нереальной к взысканию

В силу норм п. 339 Инструкции N 157н задолженность неплатежеспособных дебиторов списывается с балансового учета и учитывается на забалансовом счете 04 с момента признания ее в порядке, установленном законодательством, актом главного администратора доходов бюджета, нереальной к взысканию. На забалансовом счете 04 задолженность списания с балансового учета числится для наблюдения в течение пяти лет (иного срока, установленного законодательством, актом главного администратора доходов бюджета) за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников.
Безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются те долги, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации. Кроме того, нереальными к взысканию долгами признаются долги, невозможность взыскания которых подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, вынесенным в порядке, установленном Федеральным законом от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», в случае возврата взыскателю исполнительного документа по следующим основаниям (Письмо Минфина России от 31.07.2013 N 03-03-06/4/30650):
— невозможно установить местонахождение должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей, находящихся на счетах, во вкладах или на хранении в банках или иных кредитных организациях;
— у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание, и все принятые судебным приставом-исполнителем допустимые законом меры по отысканию его имущества оказались безрезультатными.
Таким образом, наличие у учреждения решения об отказе в удовлетворении исковых требований к работнику может рассматриваться в качестве документа, подтверждающего невозможность взыскания задолженности. Справка о смерти работника, в отношении которого у учреждения числится задолженность, тоже является фактом, подтверждающим то, что задолженность нереальна к взысканию. При отсутствии документального подтверждения невозможности взыскания задолженности данная задолженность учитывается на счетах балансового учета до истечения срока исковой давности. Напомним, что общий срок исковой давности составляет три года со дня, определяемого в соответствии со ст. 200 ГК РФ (ст. 196 ГК РФ). Статьей 200 ГК РФ установлено, что, если в законе не говорится иное, течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто является надлежащим ответчиком по иску о защите этого права.
На основании п. 2 ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 6 Инструкции N 157н к компетенции учреждения относится урегулирование в рамках своей учетной политики порядка списания задолженности ввиду невозможности ее взыскания (Письмо Минфина России от 01.11.2014 N 02-06-10/56150).

Регламент по работе с дебиторской задолженностью: образец

Регламент по работе с дебиторской задолженностью необходим каждой компании, чтобы свести к минимуму просрочку платежей со стороны контрагентов, сохранить сроки оборачиваемости дебиторки на нормативном уровне, обеспечить платежеспособность компании. Предлагаем образец, который поможет регламентировать работу с дебиторской задолженностью.

Используйте пошаговые руководства:

В статье образец регламента по работе с дебиторской задолженностью от компании North Logistic. Основное направление деятельности компании – грузовые перевозки. Предприятию также принадлежит собственный автопарк, станция технического обслуживания, автостоянки, ремонтные боксы и мойка. Все они выделены в филиалы. Обслуживающие подразделения (финансовый департамент, коммерческий отдел, бухгалтерия) входят в управляющую компанию. Она оказывает услуги филиалам по ведению бухгалтерского и налогового учета, устанавливает порядок кредитования клиентов и правила работы с дебиторской задолженностью. В частности, чтобы держать долги подразделений под контролем и свести к минимуму риск возникновения кассовых разрывов, руководитель департамента финансов разработал положение по работе с дебиторской задолженностью.

Скачайте и возьмите в работу:

Основные фунции регламента по работе с дебиторской задолженностью

Согласно регламенту ответственность за выявление нарушений сроков платежей и контроль над поступлением денежных средств четко распределена между сотрудниками финансового департамента, коммерческим отделом и руководителями филиалов. Их вознаграждение зависит не только от полученной предприятием прибыли, но и удельного веса просроченной дебиторки в общей сумме задолженности.

Основная задача финансового директора – повседневный контроль над состоянием дебиторки. Ему также предоставлено право при необходимости приостанавливать поставки или оказание услуг должникам, нарушающим платежную дисциплину.

В конце каждого месяца в компании проводится инвентаризация дебиторской задолженности , по итогам которой для работы с проблемными должниками привлекаются юристы. В некоторых случаях долги контр­агентов могут быть реструктурированы. При этом учитываются такие характеристики, как финансовое состояние, средневзвешенный период просрочки, объемы заказов.

Долги клиентов, от которых невозможно добиться перечисления денежных средств и судиться с которыми экономически нецелесообразно, по возможности списываются до истечения срока давности.

Внедрение такой системы работы с дебиторской задолженностью позволяет North Logistic контролировать рост дебиторской задолженность и следить за тем, чтобы сроки ее оборачиваемости в среднем не превышали 30 дней.

Регламент по работе с дебиторской задолженностью (извлечение)

1. Общие положения

1.1. Целью настоящего положения является установление порядка организации работы с дебиторской задолженностью в компании North Logistic (далее – компания), направленного на своевременное выявление просроченной дебиторской задолженности и ее погашение.

1.2. Основной задачей работы с дебиторской задолженностью является эффективное правовое взаимодействие с предприятием-должником (далее – дебитором), не исполнившим или исполнившим ненадлежащим образом принятые на себя обязательства по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров, с целью возмещения суммы долга.

1.3. В настоящем положении приняты следующие термины с соответствующими определениями.

Дебитор – предприятие, которому была отпущена продукция или оказаны услуги с отсрочкой платежа (см., верить ли покупателю, который просит отсрочку платежа ).

Дебиторская задолженность – задолженность перед компанией других предприятий по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров.

Дата исчисления срока погашения дебиторской задолженности – это дата с момента выставления компанией счета-фактуры.

Срок погашения дебиторской задолженности – срок, установленный договором об оказании услуг и работ или поставке товаров, соглашением, служебной запиской, приказом.

Просроченная дебиторская задолженность – долг дебитора перед компанией, который не был погашен в предусмотренные договором об оказании услуг и работ или поставке товаров сроки.

К просроченной дебиторке относится также задолженность компании, с которой у North Logistic нет документально оформленного договора, если она не погашена в течение месяца с момента выставления счета-фактуры.

Безнадежная дебиторская задолженность – долг дебитора перед компанией, по которому истек установленный срок давности.

2. Формирование реестра дебиторской задолженности

2.1. В целях контроля над дебиторской задолженностью ответственный сотрудник организует ведение единого реестра дебиторской задолженности по филиалам в разрезе контрагентов, в котором указываются: полное наименование и реквизиты предприятия-должника; сумма задолженности; дата и основание возникновения задолженности; меры, предпринятые для погашения дебиторской задолженности, а также примечания.

В примечаниях, как правило, указываются ожидаемая дата поступления платежа, количество дней просрочки, на какой стадии переговоры по возврату долга, возможности взыскания долга (см., как противодействовать манипуляциям в переговорах ).

2.2. Ежемесячно ответственный сотрудник вносит в реестр дебиторской задолженности сведения в следующей последовательности.

В течение трех рабочих дней месяца, следующего за отчетным, финансовая служба на основании данных бухгалтерской отчетности вносит следующие сведения: полное наименование предприятия-должника, сумму задолженности, дату и основание возникновения задолженности. Основанием для включения в реестр является выставленная счет-фактура.

Читайте так же:  Права адвоката свидетеля при допросе

После заполнения указанных разделов реестр направляется по электронной почте на рассмотрение коммерческому директору для дальнейшего заполнения разделов реестра и служебной записки.

Служебная записка составляется в тех случаях, когда дебиторская задолженность фактически погашена, но из-за отсутствия первичных документов отражается в реестре. В ней также указывается дата, к которой все необходимые документы будут переданы в бухгалтерию.

В срок до трех рабочих дней с момента получения реестра дебиторской задолженности по филиалам дополненный документ передается на рассмотрение руководителю департамента финансов. Коммерческий директор либо менеджер по работе с клиентами обязан обосновывать реальность погашения дебиторской задолженности, сроки и указать, какие меры уже были предприняты для погашения дебиторской задолженности.

Вас также могут заинтересовать статьи:

3. Контроль исполнения сроков погашения дебиторской задолженности и распределение ответственности.

3.1. Контроль за соблюдением сроков погашения дебиторской задолженности осуществляется в текущем режиме. Ответственность за него возложена на руководителя департамента финансов.

3.2. Руководитель департамента финансов информирует в письменной форме руководителя филиала, а также коммерческого директора компании о каждом случае нарушения сроков погашения дебиторской задолженности.

3.3. Ежемесячно на каждом филиале по состоянию на 30-е число составляется опись всех дебиторов, просрочивших платежи.

3.4. После получения реестра дебиторской задолженности по филиалам руководитель департамента финансов должен рассмотреть все случаи просроченной дебиторской задолженности и принять решение по каждому случаю, а также разработать мероприятия, направленные на погашение дебиторской задолженности.

3.5. При осуществлении мер, направленных на погашение просроченной дебиторской задолженности, используются следующие формы:

  • подготовка и направление письменных обращений к дебитору по вопросу погашения им в добровольном порядке дебиторской задолженности;

К письменному обращению также прикрепляется акт сверки, в котором указываются основание возникновения долга, сумма и дата его возникновения.

  • проведение переговоров с представителями дебитора с целью получения причитающегося по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров вознаграждения во внесудебном порядке (уточнение сроков и порядка погашения и инвентаризации дебиторской задолженности);
  • подготовка и направление заказчику претензий и исковых заявлений в арбитражный суд о взыскании с заказчика вознаграждения за оказанные ему услуги, выполненные работы (см. пошаговую инструкцию по взысканию дебиторской задолженности).

3.6. При непоступлении вознаграждения от заказчика по истечении:

  • 30 дней с момента выставления счета-фактуры ответственный сотрудник звонит дебитору и напоминает о необходимости оплатить оказанные услуги и работы или отгруженную продукцию, либо руководитель филиала проводит переговоры с представителями дебитора так как должен быть составлен акт инвентаризации дебиторской задолженности с последующим погашением; См. акт инвентаризации дебиторской задолженности образец

Срок в 30 дней – это нормативное значение периода оборачиваемости дебиторской задолженности .

  • пяти недель с момента выставления счета-фактуры ответственный сотрудник компании или руководитель филиала направляет заказчику официальное письмо – напоминание о погашении заказчиком в добровольном порядке дебиторской задолженности.
    Если в ходе переговоров заказчик просит об отсрочке оплаты в связи с трудным финансовым положением либо заказчик направляет кредитору письменный ответ с просьбой об отсрочке оплаты, руководитель филиала должен оценить, насколько рискованно предоставление отсрочки платежа тому или иному заказчику по следующим критериям: период работы с дебитором; период существования самого предприятия дебитора (количество лет с момента его государственной регистрации); объем накопленной дебиторской задолженности; финансовое положение дебитора, объем заказов;
  • трех месяцев с момента выставления счета-фактуры руководитель филиала направляет дебитору претензию о погашении задолженности и уплате штрафных санкций. Предварительно проект претензии передается на рассмотрение генеральному директору. Претензия должна быть составлена в письменной форме в двух экземплярах – один остается у составившей ее стороны, второй передается стороне, нарушившей договорные обязательства. В претензии кредитор описывает допущенное заказчиком нарушение договорных обязательств и предъявляет ей соответствующие требования. При этом могут приводиться ссылки на положения заключенного между сторонами договора об оказании услуг и работ или о поставке товаров, статьи Гражданского кодекса РФ, другие нормативные акты;

Факт передачи претензии должен быть зафиксирован. То есть документ передается под расписку либо отправляется заказным письмом с уведомлением.

  • свыше трех месяцев с момента выставления счета-фактуры и случае неисполнения дебитором предъявленных требований по погашению дебиторской задолженности кредитор предпринимает меры для истребования дебиторской задолженности в судебном порядке.

4. Порядок списания безнадежной дебиторской задолженности

4.1. На основании результатов анализа дебиторской задолженности руководитель департамента финансов по согласованию с генеральным директором принимает решение о списании дебиторской задолженности. 4.2. Дебиторская задолженность подлежит списанию:

  • по истечении срока исковой давности;
  • в случае признания долгов нереальными к взысканию.

5. Контроль над исполнением мероприятий по погашению дебиторской задолженности

5.1. Контроль над ведением реестра дебиторской задолженности возлагается на руководителя департамента финансов компании.

5.2. Контроль над исполнением дебиторами принятых обязательств по погашению дебиторской задолженности возлагается на финансовый департамент, коммерческую службу, руководителя филиала.

5.3. Контроль над оформлением и своевременным подписанием документов о списании дебиторской задолженности возлагается на руководителя департамента финансов компании.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Образец служебной записки на списание дебиторской и кредиторской задолженности

Письменное обоснование списания дебиторской задолженности

При возникновении необходимости списания дебиторской задолженности (ДЗ) важно понимать, что не вся задолженность сторонних контрагентов может быть списана. Долг должен быть нереальным для взыскания. Признаки безнадежной задолженности можно увидеть в п. 2 ст. 266 НК РФ:

  • закончился срок исковой давности (3 года);
  • юрлицо признано и исключено из ЕГРЮЛ как недействующее.

Если юрлицо было исключено из ЕГРЮЛ после 01.09.2014, то его долг можно признать безнадежным (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ). Об этом нам также говорит письмо Минфина России от 23.01.2015 № 03-01-10/1982. Однако данное правило нельзя применить в отношении ИП. Исключение его из ЕГРИП не является основанием для списания долга (письмо Минфина России от 16.09.2015 № 03-03-06/53157), так как ИП отвечает по обязательствам своим имуществом. Списание возможно после судебного признания его банкротом и окончания процесса банкротства, а также в случае смерти физлица.

Образец письменного обоснования списания дебиторской задолженности вы увидите далее в нашем материале.

Служебная записка о списании кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность (КЗ) позволяет отсрочить выполнение своих обязательств перед контрагентами. Как и для ДЗ, срок исковой давности в отношении КЗ составляет 3 года (ст. 195, 196 ГК РФ). В ст. 200 ГК РФ прописан порядок определения даты, от которой ведется отсчет срока исковой давности. По общему правилу — с даты окончания обязательства вашей компании по договору. К примеру, в договоре указан срок оплаты за полученные ТМЦ до 20.03.2018. С этой даты и можно начинать отсчет, если обязательство не было исполнено.

Однако исковый срок может быть прерван по ряду причин. Перечислим несколько из них:

  • согласие вашей компании с требованиями кредитора;
  • частичная оплата имеющейся задолженности;
  • уплата процентов и неустоек согласно подписанному сторонами договору;
  • подписание сторонами соглашения об отсрочке платежа, рассрочке долга;
  • подписание акта сверки взаиморасчетов.

Прерывание срока исковой давности свидетельствует об окончании предыдущего подсчета. Отсчет нового срока начинается от момента прерывания. Данное правило о прерывании срока применимо и для сомнительной ДЗ. Информацию о прерывании срока исковой давности и отсчета нового следует отразить в служебной записке о списании кредиторской задолженности — образец вы найдете в нашем статье далее.

Документальное оформление списания задолженности

Списание ДЗ и КЗ следует оформить документально. Порядок действий по списанию долгов включает в себя несколько этапов:

  • оформляется приказ руководителя компании о списании долгов и назначении комиссии;
  • заполняется и подписывается комиссией акт инвентаризации по форме ИНВ-17;
  • издается еще 1 приказ руководителя — о списании выявленной задолженности согласно акту;
  • необходимо также приложить бухсправку и служебную записку, подписанные главным бухгалтером.

В бухсправке необходимо отразить:

  • величину долга;
  • описание ситуации и причин, по которым долг был признан безнадежным;
  • отметку о номере и дате формы ИНВ-17.

На нашем сайте вы можете скачать образцы служебных записок о списании ДЗ и КЗ:

Налоговики во время проверок особое внимание уделяют списанным долгам, поэтому к вышеперечисленным документам рекомендуем приложить:

  • первичную документацию (счета, счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные, универсальные передаточные документы (УПД));
  • заключенные с контрагентом договора, акты сверок;
  • обоснование безнадежности долга, к примеру, решение суда, выписка из ЕГРЮЛ и другие.

Всю вышеуказанную документацию следует хранить не менее 5 лет для подтверждения обоснованности списания задолженности.

Порядок списания долгов в учете

Разберем порядок списания ДЗ и КЗ в бухучете и налоговом учете.

Порядок списания ДЗ зависит от наличия в компании специального резерва по сомнительным долгам. Сомнительная ДЗ относится к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99).

Sociologs.ru 2019 Все права защищены